Ahorrando tinta, papel y tiempo.

Te acaban de contratar para un evento y te llega un correo electrónico de la agencia con varios pdf adjuntos. Te solicitan que firmes todas las hojas y que las reenvíes cuanto más rápido mejor.

¡Menudo coñazo!, piensas mientras te preguntas si te queda suficiente tinta negra en la impresora para imprimir tanto folio.


Cuando yo empecé a trabajar en el sector, ese era mi problema frecuente. Me imprimía tooodos los documentos (contrato, comunicación de riesgos, comunicación al centro comercial, la formación de los riesgos laborales, etc), los firmaba y finalmente, los escaneaba para reenviárselos a la agencia en cuestión.
Me estresaba un poco, todo hay que decirlo.
Era novata y una negada para las nuevas tecnologías. Ahora sigo una técnica avanzadísima (sarcasm), que os comparto por si alguna no la conoce. A lo mejor hay otra forma aún más práctica, decidme si lo sabéis.

1. Escanear tu propia firma. Tan fácil como firmar en un folio y escanearlo. Luego guardas el archivo en formato JPEG en tu ordenador, para tenerla siempre a mano. La puedes abrir con el Paint mismo y redimensionarla si te quedó muy grande.

EDIT: Una compañera (Rocío Cristina, GRACIAS) ha dejado un método aún más fácil y rápido. Hay que entrar en esta web gratuita y arrastrar el pdf a donde pone "drop here" o seleccionarlo y subirlo desde el ordenador. Luego se le da a "image" y seleccionas el archivo con tu firma. Ahora, sólo dando clic en el pdf, puedes pegar la firma donde quieras y redimensionarla. Si quieres borrarla, le das a clic derecho y delete.
Una vez hecho, en las opciones de la izquierda le das a "save and download PDF". Y SACABÓ.

2. Convertir el PDF a Word. Normalmente, te envían los documentos en formato PDF. El problema es que los PDF no se pueden editar, por lo que no se pueden insertar firmas o escribir datos que falten. Por eso yo imprimía todo y firmaba y completaba a mano.

Así que el primer paso sería convertir el PDF a Word.
Yo utilizo este programa online gratuito o este otro, pero hay muchos más.
Ojo porque el archivo resultante está en formato RTF, así que la cosa es abrirlo, darle a "guardar como" y elegir formato Word.

3. Editar el Word e insertar firma. Una vez tienes el archivo en Word, habilitas la edición y ya puedes rellenar los datos que falten (nombre, dni...). 

Después, en las opciones de la parte superior del Word, le das a "insertar" y luego a  "imagen". Buscas en tus archivos la foto de tu firma y la insertas. Puede que la imagen quede muy mal colocada, pero eso tiene fácil arreglo:
En la opción "diseño de página" das a "ajustar texto". Luego a "por delante del texto", por ejemplo. Ahora puedes arrastrar y redimensionar la firma para ponerla donde sea. Si te han pedido que firmes todas las hojas, puedes insertar la firma en el pie de página (doble clic en la parte inferior de la hoja del word) y así no tendrás que ir insertándola una por una.


4. Convertir el Word a PDF. El formato Word pesa más que el PDF, así que puede ser que ahora que sea demasiado grande para enviarlo por email. Así que habría que convertir ese Word otra vez a PDF Yo utilizo uno de los dos programas que dije antes, solo que ahora eligiendo la opción "word to pdf" (obviamente).

5. Enviar los documentos: Y ya está. Adjuntas los archivos en el email y se acabó. Has ahorrado tiempo, tinta, movimiento de muñeca y muchos folios. Los árboles del Amazonas te lo agradecerán. Y la empresa seguro que también agradece tu rapidez.